Projekte sind die Triebfeder eines jeden Unternehmens – ihr Ergebnis entscheidet über den Erfolg einer Firma. Kein Wunder, stehen Projektmanager deshalb doppelt unter Druck: Sie müssen Vorgaben erfüllen und gleichzeitig ihr Team für die anstehenden Arbeiten begeistern können.
Die Grundlage eines erfolgreichen Projektmanagements ist eine gute Planung. Doch was in der Theorie so einfach klingt, lässt sich in der Praxis oft nur schwer umsetzen.
Mit den folgenden fünf Tipps gelingt es Ihnen als Projektmanager, anstehende Projekte effektiv zu realisieren. Probieren Sie es einfach beim nächste Mal selbst aus.
Tipp 1: Eindeutige Ziele definieren
Gerade im Vorfeld der Planung und bei Projektbeginn wirkt das gesteckte Ziel oft so fern, dass aufkommender Pessimismus und Zweifel an der Machbarkeit entstehen.
Diese „Schaffen wir eh nicht“ – Mentalität kann zu einer, wie die Psychologie es nennt, selbsterfüllenden Prophezeiung führen. Man arbeitet unbewusst auf den Misserfolg hin.
Umschiffen Sie diese Klippe einfach durch das Setzen kleinerer, dafür eindeutig formulierter Etappenziele und schwören Sie Ihr Projektteam auf das erfolgreiche Absolvieren der Zwischenschritte hin ein.
Tipp 2: Kompetenzen klären
„Kollege kommt gleich“ – das darf bei keinem Projekt passieren.
Für einen reibungslosen Ablauf ist es wichtig, sich vor Beginn auf einen festen Umfang, eindeutige Spielregeln und eine klare Aufgabenverteilung zu einigen.
Skizzieren Sie Ziele stets präzise und möglichst detailliert; alle Beteiligten (Auftraggeber, Auftragnehmer, Projektmitarbeiter) müssen an einem Strang ziehen und sollten sich über ihre Rollen von Anfang an im Klaren sein.
Es bleibt Ihnen überlassen, ob Sie all dies nur stichpunktartig schriftlich fixieren oder ein ausführliches Projekthandbuch anlegen (z.B. Lasten-/Pflichtenheft).
Führen Sie das Projekt im Auftrag eines Kunden aus, sollte die Projektdokumentation eng an das Angebot geknüpft werden – im Idealfall als verbindlicher Bestandteil davon.
Merke: Je komplexer das Projekt und je mehr Personen darin involviert sind, desto detaillierter muss die Dokumentation erfolgen.
Tipp 3: Budget festlegen
Zeit und Geld – diese beiden endlichen Ressourcen spielen für die erfolgreiche Fertigstellung der meisten Projekte eine entscheidende Rolle.
Akzeptieren Sie keine unrealistischen Forderungen seitens des Auftraggebers. Machen Sie deutlich, dass bestimmte Arbeiten dauern und bestimmte Fähigkeiten kosten.
Setzen Sie zeitliche Puffer – Verzögerungen sind nämlich nie ganz zu vermeiden. Sei es eine plötzliche Grippewelle, technische Pannen oder unerwartete Herausforderungen.
In finanzieller Hinsicht dürften sich Kostenpolster schon wegen der allgegenwärtigen Konkurrenzsituation kaum durchsetzen lassen. Doch kalkulieren sie nicht zu spitz auf knapp – überzeugen Sie durch Leistungen, Mehrwert – und Zuverlässigkeit.
Tipp 4: Miteinander sprechen
Besonders bei langfristig angelegten Projekten schleicht sich schnell Routine ein – jeder geht seiner Arbeit nach und kennt die Fortschritte des anderen nicht. Scheuklappeneffekt.
Dabei ist es für den Erfolg eines Projekts essentiell, regelmäßig miteinander zu sprechen. Sehen Sie deshalb periodisch wiederkehrende Meetings vor, an welchen zumindest die Teamleiter oder Hauptverantwortlichen teilnehmen sollten.
Unterrichten Sie alle Beteiligten über den aktuellen Stand und die nächsten Schritte. An welchen Stellen traten Unstimmigkeiten oder Verzögerungen auf?
Aber auch Erfolge möchten thematisiert werden: Was klappte besonders gut und warum war dies so – und lässt sich das auf zukünftige Teile des Projekts übertragen?
Haben Sie immer ein offenes Ohr für Probleme und Kritik. Fordern Sie diese sogar offen ein – denn nur, wenn man kleine Schwierigkeiten frühzeitig anspricht, bleiben große Katastrophen aus.
Achten Sie auf eine kooperative und entspannte Arbeitsatmosphäre. Nicht nur während Besprechungen, auch bei der täglichen Routine sind höfliche Umgangsformen und ein freundlich-sachlicher Ton gefragt. Eigentlich eine Selbstverständlichkeit, oder.
Gemeinsam gesteckte Ziele sollten stets gemeinsam erreicht werden – da wirken ein Lächeln und ein nettes „Danke“ oftmals wahre Wunder, stärken den Teamgeist und fördern das Engagement jedes Einzelnen.
Tipp 5: Aus dem abgeschlossenen Projekt lernen
Viele Projektmanager lassen eine große Chance am Ende eines abgeschlossenen Projektes leider ungenutzt verstreichen – die Nachbearbeitung.
Während eines finalen Meetings sollte man das Projekt noch einmal Revue passieren lassen, über entstandene Probleme sprechen und darüber, wie man diese anging.
Natürlich darf auch Lob nicht zu kurz kommen – was hat besonders gut geklappt, welche Vorgabe wurde schneller erreicht als geplant oder gar übertroffen.
Legen Sie Wert auf eine persönliche Einschätzung der Teilnehmer und „lesen Sie zwischen den Zeilen“ des Gesagten. So können Sie die meisten (oft unerwarteten) Erkenntnisse gewinnen.
Warum ist ein Erfahrungsaustausch wichtig?
Das Ende des einen ist der Anfang des nächsten Projekts: Aus positiven wie negativen Erfahrungen kann man lernen und das Gelernte im neuen Projekt gleich anwenden.
Autor: Tobias Eichner | Datum der Veröffentlichung: August 2017
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