Private Korrespondenz, Kontoauszüge und alte Rechnungen sollten nicht einfach nur zerrissen werden, bevor sie in den Papiermüll wandern. Dasselbe gilt natürlich erst recht für alle geschäftlichen Unterlagen, seien es Angebote, Gehaltsabrechnungen oder gar interne vertrauliche Dokumente.
Damit Geheimes und Vertrauliches auch vertraulich bleibt, bietet sich die Nutzung eines elektrischen Aktenvernichters an, der aus nicht mehr benötigten Papierbergen Kleinholz macht.
Aktenvernichter, auch unter dem Begriff Reißwolf bekannt, zerkleinern aber nicht nur Papier, sondern können auch abgelaufene ec- und Kreditkarten schreddern, ebenso wie CDs und DVDs.
Darüber hinaus sind Modelle verfügbar, die Papierstapel und sogar ganze Aktenordner, einschließlich sämtlicher Metallteile wie Klammern und Haltevorrichtungen, in einem Durchlauf zerkleinern und damit für hohe Schneidleistungen geeignet sind.
Doch was muss ein guter Aktenvernichter können? Und woran erkennt man Geräte, die nicht nur leistungsfähig genug für den harten Büroalltag sind, sondern auch tatsächlich für Sicherheit sorgen?
Unser Ratgeber hilft Ihnen dabei, den für Ihre Anforderungen besten Aktenvernichter zu finden.
Welche Arten von Aktenvernichtern gibt es?
Die meisten Aktenvernichter benötigen nichts weiter als eine übliche Steckdose und eine Stellfläche von unter einem Quadratmeter.
Für den rein privaten Gebrauch sind kleine Aktenvernichter verfügbar, die manuell mit einer Handkurbel betrieben werden. Sie eigenen sich hauptsächlich für einzelne Blätter und produzieren eher grobe, leicht wieder zusammensetzbare Schnipsel.
Grundsätzlich unterscheidet man Aktenvernichter anhand der Schneidearten:
Aktenvernichter mit Streifenschnitt
Diese zerteilen das Papier in Streifen von meist 12 bis 2 mm Breite über die gesamte Länge des eingeführten Dokuments hinweg. Es handelt sich dabei um die einfachste Ausführung für den privaten Gebrauch.
Aktenvernichter mit Partikelschnitt (Kreuzschnitt, Cross-Cut)
Moderne Geräte häckseln das eingeführte Papier in Schnipsel von 6 bis 1 mm Breite. Durch zwei gegenläufig angeordnete Schneidewalzen entstehen kleine Papierstücke, die sogenannten Partikel. Diese Aktenvernichter gelten als besonders sicher.
Aktenvernichter mit Mikroschnitt
Dabei handelt es sich um Aktenvernichter, die einen besonders feinen Partikelschnitt bieten und den im folgenden näher beschriebenen Sicherheitsstufen P-6 bzw. P-7 entsprechen. Sie kommen bei äußerst vertraulichen und streng geheimen Dokumenten zum Einsatz.
Marktübliche Sicherheitsstufen
Um die Leistung von Aktenvernichtern untereinander besser vergleichbar zu machen, wurde das System der Sicherheitsstufen eingeführt.
Diese Sicherheitsstufen reichen von P-1 bis P-7 (P steht für Papier) und sind wie folgt definiert:
| Sicherheitsstufe | Streifenbreite | Partikelgröße | Geeignet für… |
|---|---|---|---|
| P-1 | 12 mm | <= 2.000 mm² | Private Korrespondenz, Kreditkarten |
| P-2 | 6 mm | <= 800 mm² | Geschäftliche Korrespondenz, allgemeine Unterlagen |
| P-3 | 2 mm | <= 320 mm² | Adresslisten, Steuersachen |
| P-4 | 6 mm | <= 160 mm² | personenbezogene Daten, geschäftliche Dokumente |
| P-5 | 2 mm | <= 30 mm² | Vertrauliche geschäftliche Dokumente |
| P-6 | 1 mm | <= 10 mm² | Geheime Dokumente, Baupläne, Patente |
| P-7 | 1 mm | <= 5 mm² | Akten von Geheimdiensten, Detekteien und Militär mit höchstem Schutzcharakter |
Grundsätzlich gilt:
Je höher die Sicherheitsstufe, desto weniger verwertbare Daten zeigen die Schnittstücke und desto größer der Aufwand, diese wieder zu einem lesbaren Dokument zusammenzufügen.
Alternative Einteilung nach Schutzklassen
- Schutzklasse 1 umfasst die Sicherheitsstufen P-1 bis P-3 und eignet sich für private Korrespondenz und den normalen Schutzbedarf in Unternehmen.
- Schutzklasse 2 umfasst die Sicherheitsstufen P-3 bis P-5 und gilt für vertrauliche Dokumente im privaten wie im geschäftlichen Umfeld.
- Schutzklasse 3 umfasst die Sicherheitsstufen P-5 bis P-7 und ist meist ausschließlich für Unternehmen, Behörden und ähnliche Organisationen mit hohem Schutzbedarf von Relevanz.
Weitere Ausstattungsmerkmale
Schneidleistung
Die Schneidleistung wird oft als Anzahl von Blatt Papier (Größe A4, Qualität 80 g/qm) angegeben. Je höher die Schneidleistung, desto mehr Blätter können in einem Zug vernichtet werden.
Haben Sie mehrere Geräte bereits in die engere Wahl genommen und ringen um eine Entscheidung, sollten Sie den Reißwolf mit der höchsten Schneidleistung wählen, da solche Geräte meist auch besonders robust gebaut und für den täglichen Gebrauch ausgelegt sind.
Stapelvernichtung
Aktenvernichter mit Stapelvernichtung erlauben das Einlegen mehrerer Hundert Blätter auf einmal und vernichten diese dann autark ohne weiteres Zutun. Sie sind besonders für große Mengen geeignet (z.B. Protokollausdrucke in der EDV oder zur Bereinigung großer Archive).
Spezielle Geräte können auch komplette Ordner vernichten, einschließlich Folien, Kartonagen und Metallteilen (das so entstandene Schnittgut muss dann unter Umständen als Restmüll entsorgt werden).
Sicherheitsmerkmale
Zum Schutz der Anwender statten die meisten Hersteller ihre Aktenvernichter mit diversen Sicherheitsmerkmalen aus. Zum Beispiel:
- automatischer Rücklauf bei zu großem Widerstand („eingezogene Krawatte“)
- sofortiger Stopp beim Öffnen des Abfallbehälters (verhindert Kontakt mit den rotierenden Schneidwalzen)
- Kindersicherung (sperrt die unautorisierte Nutzung des Geräts)
- Überhitzungsschutz (minimiert das Risiko von Ausfällen oder Bränden)
Luftfilter
Gerade bei Aktenvernichtern mit hohen Sicherheitsstufen entsteht beim Schneiden eine nicht unerhebliche Menge an Papierstaub, der in die Raumluft gelangt. Um die Feinstaubbelastungen in Innenräumen zu verringern, verfügen einige Aktenvernichter über HEPA-Luftfilter.
Automatische Schmierung
Zur Pflege der Schneidwalzen sollten diese nach den Vorgaben der Hersteller regelmäßig geölt werden. Professionelle Modelle besitzen kleine Vorratsbehälter, die für eine automatische Schmierung sorgen.
Unsere Empfehlungen für Aktenvernichter
Wer einen Reißwolf für den heimischen Gebrauch sucht, um damit alte Kontoauszüge, Rechnungen und private Korrespondenz vor neugierigen Blicken zu schützen, fährt mit einem Aktenvernichter der Sicherheitsstufen P-2 bis P-4 gut.
Im Büro (auch im Home-Office) sollte größerer Wert auf Vertraulichkeit gelegt werden. Eine gute Wahl für geschäftlich Anwendungen stellen Aktenvernichter der Sicherheitsstufen P-4 oder P-5 dar.
Wichtig: Falls es in Ihrem Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten gibt, fragen Sie diesen nach eventuell einzuhaltenden Mindestanforderungen bei der Vernichtung papierhafter Unterlagen.
Die Sicherheitsstufen P-6 und P-7 sind ausschließlich für streng vertrauliche Dokumente notwendig (und dementsprechend teuer). Ein weiterer Nachteil besteht darin, dass die von solchen Geräten produzierten Papierschnipsel zwar dem Recycling zugeführt werden können, sich daraus aufgrund der kurzen Papierfasern aber nur minderwertige Papiersorten gewinnen lassen.
Autor: Tobias Eichner | Datum der Veröffentlichung: Januar 2023
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